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Linux ift1.ift-informatik.de 5.4.0-216-generic #236-Ubuntu SMP Fri Apr 11 19:53:21 UTC 2025 x86_64 |
| Current File : /var/www/web-klick.de/dsh/21_finance/howto_1026_buchhaltung.md |
Version Date Author Remark
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0.1 18.8.2012 ccsengery initial
0.2 13.9.2012 ccsengery Ergaenzung Lexware
0.3 23.10.2012 jfriedrichs Ergaenzung Stammdaten bis Abschicken
0.4 24.10.2012 jfriedrichs Final
0.5 07.11.2012 cgabriel Ergaenzung bzgl. Belegen und Ueberweisungen
0.6 28.11.2012 cgabriel Kleine Aenderungen
0.7 09.03.2013 cgabriel Umstrukturierung der Aufgaben
0.8 22.04.2013 cgabriel Genaue Einteilung der Ordner
0.9 02.05.2013 cgabriel Neuer Workflow fuer beitragsnachweis-Dateien
1.0 25.11.2013 cgabriel Umstellung auf cx-Verfahren
1.1 06.02.2016 cgabriel reworked
1.2 02.07.2017 cgabriel reworked
1. Zielsetzung
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Dieses Dokument beschreibt die Handhabung der vorbereitenden Buchhaltung incl. Lohnbuchhaltung
2. Buchhaltung bei IfT
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Die Buchhaltung befindet sich unter V:/ift/projects/O.1004__Finance/10_buchhaltung. Hierunter
befindet sich die Kontenhierarchie:
1. Ebene: Geschaeftsjahre (2007, 2008, ......)
2. Ebene: Bestandskonten 10 (Aktiva) und 11 (Passiva)
sowie 12 (Ertrag) und 13 (Aufwand)
3. Anwendung automatischer Regeln (Rules) auf die Unterkonten
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In der Buchhaltung stehen die folgenden Regeln nur Verfuegung, die
in der angegebenen Reihenfolge angewendet werden muessen (mit _cx <konto>):
11-1500: Lohnkonten. Hier werden alle Sozialabgaben berechnet. Lohnsteuer
(LSTU), Sozialabgaben und Kirchensteuer muessen per Hand eingetragen werden.
10-1500: Hier werden die Beitragsnachweise und die Umsatz- und Lohnsteuermeldungen
eingelesen
10-7000-<creditor>: Hier werden die Creditoren-/Debitorenkonten eingelesen (z.B. Rechungen).
Evtl. sind diese Konten PER HAND zu korrigieren
10-1202: Hier wird das Konto Sparkasse Fuerth synchronisiert
10-0201: Sachanlagen. Hier werden die Abschreibungen berechnet, sowie die
Vorsteuer bei Neuansdchaffungen
12: Hier wird die Umsatzsteuer berechnet
13: Hier wird die Vorsteuer berechnet.
10-7000-... verschiedene Kreditoren-Konten
4. Abgleich der Papierbelege
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Die Perl-Datei aufteilung steht in jedem Geschaeftsjahr-Ordner zur Verfuegung.
Sie erzeugt durch den Aufruf:
perl aufteilung <jahr> > aufteilung_<jahr>__stand....txt
eine Aufteilung der Buchungen zu Abteilungen. Diese Abteilungen werden als
Abteilungen in den jeweiligen Belegordner fuer das Geschaeftsjahr uebernommen
und die Belege anhand der in der Ergebnisdatei aufteilung.....txt eingetragenen
Buchungen eingestellt. Fehlt ein Beleg, so wird das in der Ergebnisdatei
bei der jeweiligen Buchung vermerkt, indem 0.00 durch 'fehlt' ersetzt wird.
5. Lohnbescheinigungen, Beitragsnachweise und Steuermeldungen
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Durch den Aufruf von _cx 11-1500 werden Lohnbescheinigungen erstellt. Diese Lohnbescheinigungen
werden dabei gleichzeitig in die hours-Ordner der Mitarbeiter kopiert. Aufruf:
_cx 11-1500 <prokura-inhaber> <passwort> <monat1>, <monat2>, ....
wobei: Januar = 1, Februar = 2, .... Oktober = A, November = B, Dezember = C
P: ganzes Jahr (ist notwendig fuer die Jahressteuermeldung)
X: Loeschung aller entsprechenden Beitragsnachweis-Dateien und Lohnordner
Es entstehen die entsprechenden Lohnabrechnungsordner sowie
Monatsdateien (bzw. eine Jahresdatei) Datei beitragsmeldungen.....,
in der steht, welche Daten mit dem Finanzamt (Lohnsteuer, Umnsatzsteuer) und
den KKen (Beitragsmeldungen) zu synchronisieren sind. Fehlt die entsprechende Datei,
dann ist fuer den jeweiligen Zeitraum nichts zu tun.
Oeffnet man eine solche Datei, dann stehen dort die Werte, die an
die entsprechende Stelle uebermittelt werden muss.
Hierbei ist nur dann eine Datenuebermittlung zu machen, wenn
die entsprechende Gesamtsumme ungleich Null ist.
Im Moment auch nichts tun, wenn schon Meldungen vorliegen bei
der entsprechenden Stelle (Unterkonto -meldung)
Die entsprechenden Erklaerungen geschehen:
fuer Lohnsteuer (ueber Elster Formular) Zertifizieren mit Passwort IfT9372
(pfx Zertifikatdatei ist in V:/ift/projects/O.1004__Finance/10_buchhaltung, eine Kopie
davon ist in U:\cgabriel)
fuer Umsatzsteuer (ueber Elster Formular) Zertifizierung wie bei Lohnsteuer
NICHT ELSTER ONLINE
Die Lohn- und Umsatzsteuererklaerungen selbst sind abzulegen im Ordner 10-1500 des jeweiligen
Geschaeftsjahres, sowohl die elfo-Datei als auch als pdf (Druckvorschau-Datei)
Krankenkassenmeldungen (ueber https://www.gkvnet-ag.de/svnet-online)
Betriebsnummer: 14993475, User: cgabriel, Passwort: IfT2012
Die entsprechenden KK-Belege werden als pdf-File ebenfalls im Ordner 10-1500
des jeweiligen Geschaeftsjahres abgelegt. Die Dateien nicht mehrfach dort ablegen,
denn alle pdf's des Ordners werden geparst.
Achtung: bei der Minijob-Zentrale das Formular fuer 'Geringfuegig Beschaeftigte'
anwenden!
In keinem Falle Stornierungen o.ae. vornehmen!
Betriebsnummern KKen:
TK: 15027365
Barmer GEK: 42938966
....
SV-Meldungen:
An-, Ab- und Jahresmeldungen werden abgelegt in 10-7000-KK
Lohnsteuerjahresmeldungen:
Mit Elster-Formular. Alle Bescheinungen einzeln absenden und
von der Kopieren-Funktion Gebrauch machen. Abholen der PDFs geht
erst so nach 30 Minuten. Elfo-Dateien speichern unter:
LStB<jahr>_<account>.elfo, LStB<jahr>_<account>_1.elfo, LStB<jahr>_<account>_2.elfo, ...
Die pdf-Dateien dann nach 30 Min. abholen und speichern unter:
lohnsteuerbescheinigung_ift_<jahr>_<account>.pdf, ...
Lohnsteuerprogramm suchen:
www.parmentier.de/steuer/steuer.htm?lohnst.htm, dann in die Suchmashe eingeben: zip
6. ElStAM (Elektronische Lohnsteuermerkmale)
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Jeder Mitarbeiter muss angemeldet werden (über Elster Formular),
Passwort IfT9372.
In ElsterFormular suchen nach ElStAM, dort die An- und Abmeldungen
vornehmen. Auch die Stammdaten und Meldedaten sind dort zu finden.
Abspeichern der Datenaustauschformulare unter O.1015__employees/elstam
Bedeutung der elfo Datein in diesem Zusammhang --> ist noch unklar ...
7. Lohnsteuer-Jahresbescheinigungen
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Elster Formular, entsprechende Datei anlegen, ausfuellen, abschicken.
elfo-Datei abspeichern unter 10-7001.... Die elfo-Datei eindetuig benamen
und abspeichern. Nach 30 Minuten (!) die entsprechenden pdf's abholen und auch in 10-7001...
speichern (gleicher Dateiname wie die elfo.Datei, nur mit Endung pdf).
Dann diese pdf's auseinanderdividieren und als einzelne Lohnsteuer-pfds abspeichern.
Im Dateinamen muss jeweils der PersonenIdentifier vorkommen. Jedes abgeholte
pdf bekommt die neue Dateiendung pdf_orig. Die Personen-pdf's werden in die Ordner
Empfehlung: Alle Bescheinungen einzeln absenden und von der Kopieren-Funktion
Gebrauch machen. Abholen der PDFs geht erst so nach 30 Minuten. Elfo-Dateien speichern unter:
LStB<jahr>_<account>.elfo, LStB<jahr>_<account>_1.elfo, LStB<jahr>_<account>_2.elfo, ...
Die pdf-Dateien dann nach 30 Min. abholen und speichern unter:
lohnsteuerbescheinigung_ift_<jahr>_<account>.pdf, ...
8. Krankmeldungen
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Krankmeldungsordner
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Bei der Krankmeldung eines Mitarbeiters in die Datei 10-7000-KK/krankmeldungen.txt
eine Zeile einfügen:
OPEN <begindatum_krankheit> - ..., <account>
(Bemerkung mit Verweis auf Mail oder Gesprächsnotiz)
Nach Ende der Krankmeldung: Das Enddatum ergänzen:
OPEN <begindatum_krankheit> - <enddatum_krankheit>, <account>
(Bemerkung mit Verweis auf Mail oder Gesprächsnotiz)
Wenn
- die Krankheit nicht länger als drei Tage gedauert hat, oder
- die Krankheit länger als drei Tage ist, und die
Krankschreibung eingegangen ist (den Mitarbeiter ggfs. daran erinnern)
dann das OPEN durch CLOSE ersetzen und:
Die Krankmeldung über sv.net classic machen.
Krankmeldungen NIE über die Monatsgrenze machen.
Die pdf's abspeichern unter Konto 10-7000-KK.
9. Finanzamt-Kontoauszug
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Der Finanzamt-Kontoauszug enthaelt alle Buchungen aus Sicht des Finanzamtes.
Diese Buchungen sollten sich alle in der Buchhaltung schon finden,
ueber das Konto 10-1202__Sparkasse und ueber die Steuermeldungen,
die von der rule.pl in 10-1500 ausgewertet werden.
Die einzigen Buchungen, die manuell uebernommen werden muessen, sind
die mit A (letzte Spalte) markierten. Diese sind mit per Gegenkonto 13-9910
und Bemerkung 'Umbuchung' manuell einzubuchen.
10.1. Umsatzsteuer-Jahreserklaerung
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Kann als .manuell DRAFT Datei aus dem Vorjahr kopiert werden. Aenderungen dann:
Jahr, und die Zahl hinter '820 '
10.2. Lohnsteuer-Jahreskorrektur
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Kann als .manuell DRAFT Datei aus dem Dezember kopiert werden. Aenderungen dann:
Dezember --> Kalenderjahr, und die jeweiligen differenten Steuerbetraege.
11. Stundenzettel
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Fuer die in Projekten arbeitenden Mitarbeiter werden am Monatsende Stundenzettel faellig.
Die Mitarbeiter teilen informell ihre Stunden per Mail mit, die Angaben sind pro Tag:
Arbeitsanfang, Arbeitsende, Pausenlaenge.
Diese Daten sind in die jeweiligen Rechnungen zu uebertragen, siehe unter 10-7000-solcom,
10-7000-hays oder 10-7000-progressive. Hierfuer gibt es Skripte, die die Arbeit
groesstenteils automatisch erledigen und entsprechende pdf's generieren.
Die Stundenzettel werden dann:
1. an den jeweiligen Mitarbeiter gemailt (das ist der Normalfall). Der Mitarbeiter
legt den Stundenzettel zur Unterschrift vor und schickt ihn unterschrieben
zurück. Der Stundenzettel wird eingescannt und dann zusammen mit der Rechnung
an den Provider verschickt.
2. im Falle Progressive muessen die Daten des Stundenzettels in ein elektronisches
Formular uebertragen werden. Dazu die sind die entsprechenden Zugangsdaten
sowie der Beginn der taeglichen Pause auf dem Stundenzettel unter 'Projektnummer'
eingetragen. Diese Daten sind zu uebertragen, zu speichern und (nach Kontrolle der
Gesamtstundenzahl) abzusenden.
99. Jahresabschluss
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Sozialversicherung: An- Ab- und Jahresmeldungen über SV net online.
Jahresbruttogehaelter findet man in den Dateien:
V:/ift/projects/O.1004__Finance/buchhaltung/<jahr>/11-1500__Lohnkonten/gmbh....kto
und darunter die Eintraege:
AN-<mitarbeiter>-LOHN
Der Jahresabschluss muss im Bundesanzeiger veroeffentlicht werden. Hierzu
kann man sich einloggen unter www.bundesanzeiger.de, mit dem
Benutzernamen cgabriel und Passwort: xv556b2a.
Die jeweils aktuelle Bilanz steht unter
V:/ift/projects/O.1004__Finance/10_buchhaltung/<Jahr>\Bilanz_<Jahr>.txt.
Die betriebswirtschaftlichen Kennzahlen stehen unter:
V:/ift/projects/O.1004__Finance/10_buchhaltung/<Jahr>/Kennzahlen_<Jahr>.txt.
Aus der Kennzahlen-Datei muessen die entsprechenden Werte uebertragen werden.
Anleitung:
Reiter -> Veroeffentlichen -> Auftrag veroeffentlichen -> Jahresabschluss
-> neue Veroeffentlichung -> Art: HGB
keine besondere Gesellschaft, kleines Unternehmen
als Webformular ausfuellen!
In den Feldern ist jeweils einzugeben (ist etwas verwirrend, von
den vier Spalten ist jeweils nur die zweite und vierte auszufuellen):
Alle Felder sind leer zu lassen, bis auf die in der Kennzahlen-Datei
unter den Kontensummen 57-01 und 57-02 befindlichen Werte. Die
Werte unter 57-05 sind mit den Unterkontendaten genauso zu uebernehmen
in den Anhang (zweite Seite).